Právě zde se setkává první kontakt s návštěvou i kolegy, a proto je důležité, aby vše běželo hladce a bez zádrhelů. V našem týmu jsou tři zkušené a spolehlivé kolegyně, které zajišťují nejen organizaci a plynulý chod recepce, ale také přátelskou atmosféru a profesionální přístup.

• Jak byste popsaly typický pracovní den na recepci?

Každý den na recepci je jiný, ale jedno je jisté – nuda tu rozhodně nehrozí. Recepční je taková „první zastávka“ pro každého, kdo přijde do firmy – ať už je to host, nový kolega nebo kurýr. Ráno začíná přípravou zasedaček, kontrolou, co se ten den chystá, a vítáním prvních návštěv a zajištěním jejich komfortu. Během dne se střídá spousta různorodých činností:

• obsluhuje telefonní ústřednu a přepojuje hovory,
• zpracovává e-mailovou poštu, běžnou poštu, faktury, skenuje dokumenty, archivuje,
• spravuje objednávky obědů pro zaměstnance i hosty,
• rezervuje firemní auta, eviduje jízdy a komunikuje s řidiči,
• pomáhá s přípravou firemních akcí, objednávkami marketingových předmětů,
• připravuje a aktivně se účastní na veletrzích,
• plánuje služební cesty (ubytování, pronájem aut, letenky, víza, apod.),
• evidence a výdej pracovních oděvů,
• komunikuje s kolegy napříč firmou a řeší drobné provozní záležitosti

Recepce je takové informační a organizační centrum firmy, kde se pořád něco děje.

• Jaké dovednosti považujete za nejdůležitější pro recepční?

Recepční by měla být především milá, vstřícná a komunikativní – protože právě ona vytváří první dojem o firmě. Hodí se mít dobré organizační schopnosti, protože zvládá více úkolů najednou a umí si je dobře rozvrhnout. Pečlivost a spolehlivost jsou taky klíčové – recepční pracuje s dokumenty, objednávkami i citlivými informacemi, což se bez diskrétnosti, loajality a profesionality neobejde.

Důležitá je i flexibilita a schopnost rychle reagovat, když se něco nečekaného stane. A jelikož se dnes bez technologií neobejdeme, je fajn, když si rozumí s počítačem, e-mailem a interními systémy. Nutná je znalost cizího jazyka (hlavně angličtiny), protože recepční často komunikují s hosty ze zahraničí. Řidičské oprávnění, když je potřeba zařídit dopravu nebo doprovod hostů.

• Jak se tvoje povinnosti jako Office Managerky liší od běžné recepční práce?
• Markéta, Office Manager

Jako Office Managerka vykonávám nejen běžné recepční činnosti, ale především přebírám zodpovědnost za chod administrativního a provozního zázemí recepce. Zatímco recepční často vykonává úkoly podle pokynů a soustředí se na každodenní provoz, o němž je zmínka v článku výše – moje role je, aby vše fungovalo hladce, bez zádrhelu, efektivně a profesionálně.

Vedu tým recepčních a řidičů, kontroluji provozní náklady, operativní nákupy, komunikuji s dodavateli a hledám úsporná řešení, organizuji služební cesty, řeším nestandardní situace. Spravuji vozový park (přepis vozidel, pojištění a pojistné události). Aktivně se podílím na plánování a organizaci firemních akcí, veletrhů a často spolupracují napříč odděleními, zejména s marketingem, HR a obchodním oddělením.

Zkrátka – nejsem jen u vstupu, ale tak trochu v zákulisí všeho. Potřebuju mít přehled, umět si zorganizovat den, být samostatná, zvládat stres a hlavně – být oporou pro tým i vedení. Je to práce hodně pestrá, někdy dost akční, ale právě to mě na ní baví. A pokud zrovna nepobíhám někde po firmě, jsem tady i od toho, abych se smála spolu s ostatními. 

• Jak se firma a její prostředí změnily za dobu, co tu pracuješ?
• Veronika, recepční

Za dobu, co ve firmě pracuji, se událo několik významných změn. Jednou z nejviditelnějších je nárůst počtu zaměstnanců – tým se výrazně rozrostl, což přineslo nové nápady i větší rozmanitost. S tím souvisí i rozšíření zázemí firmy – byla postavena nová budova, která poskytuje modernější a prostornější pracovní prostředí. Tyto změny vnímám jako důkaz, že firma se rozvíjí a směřuje kupředu, a jsem ráda, že toho mohu být součástí.

• Co tě během prvního roku ve firmě nejvíce překvapilo nebo zaujalo?
• Lucie, recepční

Nejvíc mě překvapilo, jak různorodá práce na recepci je. Není to jen přijímání telefonů a návštěv, ale každý den je něco nového. Baví mě komunikace s lidmi, ať už kolegy nebo návštěvami. Taky se mi líbí, že firma pořád něco organizuje, jezdíme na veletrhy a akce, takže to není rutina.